一、應(yīng)用背景
隨著工作和會議方式的快速改變，政府部門或企業(yè)發(fā)展需求的不斷增加，智能化會議已然成為未來的重要趨勢。傳統(tǒng)會議仍存在諸多“痛點”——會議繁多，每次會議前都要印刷大量的文件，繁重的無意義的重復性工作，消耗了大量的人力物力，會議后難落實，既造成了資源的浪費也影響了工作效率等傳統(tǒng)的會議已經(jīng)越來越不能適應(yīng)一個現(xiàn)代化的會議溝通需求。如何高效地利用信息技術(shù)的不斷發(fā)展和現(xiàn)有的辦公網(wǎng)絡(luò)和公共資源，實現(xiàn)會議信息化，是目前急待解決的一個問題。
借助多年的技術(shù)沉淀，致力于解決會議應(yīng)用場景中的頑固痛點，推出了全新的交互式智能無紙化會議模式，智能無紙化會議系統(tǒng)解決了會議信息整合難、會議流程復雜和會議環(huán)節(jié)多的問題，從會前準備，會中管理，到會后歸檔全面了解會議執(zhí)行流程。以液會議平板為中心，整合高清視頻、多屏交互、智能中控、音視頻采集和擴聲系統(tǒng)等，形成一個“以人為本”的智能化會議體驗，真正實現(xiàn)了現(xiàn)代化會議模式的智能無紙化。
二、應(yīng)用場景
無紙化最大程度地在平板終端上集成會議簽到、會議記錄、演示跟隨、大屏投放、呼叫服務(wù)、投標表決、電子白板、資料共享、手寫批注、視頻點播、視頻直播、業(yè)務(wù)平臺對接等并以模擬仿真的UI形式提供給用戶最自然的人機交互界面，同時還實現(xiàn)了手機、筆記本電腦等移動終端與平板終端的協(xié)同工作、智能共享和交互控制于一體，幫助政府部門或企業(yè)解決會議的痛點，達到節(jié)約時間、節(jié)省成本、提高工作效率的目的。
三、系統(tǒng)設(shè)計方案
3.1設(shè)計思想
項目會議室承載著單位大小重要會議，因此本項目旨在建設(shè)一個良好的智能化的會議場所，組建多功能、多模式、多媒體的智能化會議室，實現(xiàn)無紙化會議會務(wù)，順應(yīng)當今國際主流-綠色環(huán)保節(jié)能，達到降低會議成本、提高會議效率、保障會議信息安全、提升會議溝通的效果、提高會議質(zhì)量的最終目標，同時也給與會人員帶來全新的會議體驗。
1）節(jié)約浪費綠色環(huán)保
每次會議用紙量不在少數(shù)，加上油墨使用、打印機等機器折舊，且會議用紙因保密等因素，會后基本無法再利用，耗材使用、浪費嚴重。無紙化會議系統(tǒng)從源頭控制紙張、耗材的使用，真正實現(xiàn)綠色、節(jié)能、環(huán)保。
2）保密問題不再困擾
文件清退、銷毀等環(huán)節(jié)難免，會議上下發(fā)的保密文件資料，在會議結(jié)束后沒有及時回收，使得紙質(zhì)文件成為泄密的最大通道。無紙化會議系統(tǒng)讓文件的一鍵上傳、一鍵歸檔、權(quán)限可讀、下載，讓文件簡單化，安全性、保密性大大提升。
3）會議資料無需打印、裝訂、分發(fā)、處理
每次會議往往需要大量人力用于材料的準備、打印、裝訂、分發(fā)、回收、銷毀，時間都浪費在繁瑣而又“不可或缺”的雜事上。投票更是要花費大把的時間用于選票的制作、發(fā)放、回收、統(tǒng)計，效率極其低下。無紙化會議系統(tǒng)解放了大量的人力，解決了人員效率低下的問題，能夠快速的完成會議材料的分發(fā)和回收，快速完成投票并統(tǒng)計出投票結(jié)果，將時間節(jié)省出來更多用于會議的保障，也確保了會議的品質(zhì)。
3.2硬件設(shè)計原則
1）先進型原則
采用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)該是先進的、開放的體系結(jié)構(gòu)，和系統(tǒng)使用當中的科學性。整個產(chǎn)品能體現(xiàn)當今會議技術(shù)的發(fā)展水平。
2）實用性原則
能夠最大限度的滿足實際工作的要求，把滿足用戶的業(yè)務(wù)管理作為第一要素進行考慮，采用集中管理控制的模式，在滿足功能需求的基礎(chǔ)上操作方便、維護簡單、管理簡便。
3）可擴充性、可維護性原則
要為系統(tǒng)以后的升級預(yù)留空間，系統(tǒng)維護是整個系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計的合理、規(guī)范對系統(tǒng)的維護可以在很短時間內(nèi)完成。
4）經(jīng)濟型原則
在保證系統(tǒng)先進、可靠和高性能價格比的前提下，通過優(yōu)化設(shè)計達到最經(jīng)濟性的目標。
3.3軟件設(shè)計原則
通過建設(shè)無紙化交互式多媒體會議系統(tǒng)，充分利用好信息技術(shù)的發(fā)展效果，采用先進的技術(shù)手段，達到提高會會議效率、降低會議人員的工作負擔、減少能源消耗、降低泄密風險的目標，體現(xiàn)在以下幾點：
1）保密性強
隨著國家信息化進程的不斷加快，信息安全問題也越來越突出，引起了社會各界的廣泛關(guān)注。在傳統(tǒng)的紙張會議文件的傳送中，由于每次會議的召開，需要會議主持人員將會議的議題和內(nèi)容編輯好，在文件的打印、復印、裝訂等過程中，由于中間環(huán)節(jié)多，給保密會議帶來了很多不可預(yù)見的風險。我們的保密會議系統(tǒng)可以從根本上杜絕傳統(tǒng)方式帶來的各種隱患。
2）節(jié)能環(huán)保
在部隊、政府機關(guān)、科研機構(gòu)，和各企事業(yè)單位，每年各種會議較多，會議材料用紙量較大，印制等各種費用較高，人力及時間消耗較多，不僅增加成本，而且也不適應(yīng)信息化時代的發(fā)展。同時與建設(shè)一個高效，節(jié)能，環(huán)保的社會也不相稱。無紙化不僅能大大提高工作效率，對環(huán)保節(jié)能也具有深遠的意義。
3）最先進型
采用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是最先進的、開放的體系結(jié)構(gòu)，和系統(tǒng)使用當中的科學性。
4）超實用性
能夠最大限度的滿足實際工作的要求，把滿足用戶的業(yè)務(wù)管理作為第一要素進行考慮，采用集中管理控制的模式。按照實際需要來設(shè)計相應(yīng)的系統(tǒng)，在滿足功能要求和技術(shù)指標要求的基礎(chǔ)上盡量簡化設(shè)計，堅持實用化，充分滿足用戶的需要。
5）可擴充性
要為系統(tǒng)以后的升級預(yù)留空間，可根據(jù)客戶以后的升級使用，增加不同的功能模塊，可擴充性強。
6）可維護性
系統(tǒng)維護是整個系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計的合理、規(guī)范對系統(tǒng)的維護可以在很短時間內(nèi)完成。
7）最經(jīng)濟型
在保證系統(tǒng)先進、可靠和高性能價格比的前提下，通過優(yōu)化設(shè)計達到最經(jīng)濟性的目標。
8）高可靠性
軟件系統(tǒng)規(guī)模越復雜，應(yīng)用本身對系統(tǒng)運行的可靠性要求越來越高，其軟件系統(tǒng)的可靠性也直接關(guān)系到自身的聲譽和生存發(fā)展競爭能力。
9）抗攻擊性
外部的存儲數(shù)據(jù)在指定的區(qū)域，與操作系統(tǒng)相隔離，會議結(jié)束后，徹底清除會議文件，保密會議文件在系統(tǒng)中徹底粉碎，而且，每次系統(tǒng)重起后，系統(tǒng)都會恢復到最初的狀態(tài)?；诟邚姸鹊纳矸菡J證，確保了管理者、使用者的合法身份，封閉了管理端口和業(yè)務(wù)端口以外的所有端口，加強了產(chǎn)品的抗攻擊性；
10）易操作性
提供良好的操作界面，方便用戶操作，提高系統(tǒng)自動化管理能力，降低工作人員強度。
四、系統(tǒng)解決方案
采用最主流的無紙化會議模式，通過無線網(wǎng)絡(luò)進行會議信息共享和連接，與會者基于平板電腦開會，實現(xiàn)了會議全程電子化，全程不用紙和筆，綠色環(huán)保節(jié)能，高效簡潔大氣，引領(lǐng)低碳辦公新風氣。
基于通用型平板設(shè)備的無紙化會議，一鍵部署，配置靈活，簡單易用，安全可靠，無需繁雜的布線，繁瑣的設(shè)備調(diào)試，越來越多的部門單位，企業(yè)認識到這種會議模式的靈活與高效，深受政府機關(guān)、大型企業(yè)的熱愛。
4.1無紙化客戶端軟件平臺
為所有與會人員提供系統(tǒng)功能：會議資料、會議簽到、會議記錄、投票表決、視頻點播、呼叫服務(wù)、電子白板、秘書管理、自由桌面。
1）簽到進入：
通過點擊【簽到進入】按鈕登陸PC客戶端，將顯示所屬會議的相關(guān)信息。
2）會議信息：
該功能為參會人員提供了查看會議議題，及當前參會人員，議題介紹信息，會議文稿，投票列表，投票名稱，投票狀態(tài)，投票類型。
3）議程文稿：
會議文稿界面是最簡潔的界面，方便參會人員查看文檔信息，左側(cè)有畫筆批注等等功能，右側(cè)有一目了然的功能按鍵，強制同屏和發(fā)起同屏。
5）一鍵同屏：
發(fā)起者退出當前同屏對象的操作界面，可通過“演示跟隨”再次回到同屏界面。
6）批注查看：
該功能顯示當前會議人員對會議文檔所做批注，點擊“閱讀” 按鈕可再次編輯。
7）人員簽到：
該功能為參會人員提供了查看全體參會人員基本信息的功能，具體展現(xiàn)參會人員的座位號、姓名、公司名稱、職位和簽到時間。右側(cè)為本次會議人員簽到統(tǒng)計圖可投放大屏。
8）會議記錄：
參會人員可通過會議記錄功能編寫自己所需要記錄的文字內(nèi)容，并可編輯、修改、刪除、保存和導出。左側(cè)為當前會議人員會議列表，右側(cè)有手寫、鍵盤兩種模式。
9）投票表決：
投票功能為表決和選舉進行投票的功能。首先需要會議主持人進行發(fā)起投票，然后參會人員可以選擇投票選項，點擊【實名】、【匿名】、【棄權(quán)】按鈕進行操作。
10）呼叫服務(wù)：
后臺提供了必備的茶、水、筆、紙等常用服務(wù)等呼叫，支持自定義呼叫內(nèi)容和呼叫服務(wù)人員。左側(cè)顯示為服務(wù)記錄以及服務(wù)當前處理狀態(tài)。
11）視頻點播：
可本地播放會議視頻資料，并可通過“同屏播放”按鈕，通知其用戶共同播放該視頻，不需要增加解碼器和流媒體服務(wù)器，播放不卡機，不停頓，畫面流暢清晰。
12）資料導出：
該功能提供參會人員可以選擇導出本次會議過程中個人所做會議批注和記錄。
13）電子白板：
提供多人白板互動，參會人員可以發(fā)起白板同步邀請，可將畫板動作同步到其他參與畫板同步的客戶端，支持多人同步以及控制個人和他人畫板筆跡顯示隱藏。
14）大屏投放：
支持接收windows客戶端或者android客戶端投放內(nèi)容；支持會議簽到、投票表決等統(tǒng)計結(jié)果的發(fā)布；支持視頻直播、電子白板等內(nèi)容進行投放。
15）會議標語：
支持會議室設(shè)置歡迎標語，提升會議新形象，會議標語時時更改，字體大小調(diào)節(jié)，字體顏色改變，背景圖案更換等等人性化功能。
4.2無紙化管理軟件平臺
1）系統(tǒng)管理員登錄
系統(tǒng)管理員可遠程登錄，不同管理員相互在登陸名一欄內(nèi)輸入用戶名，在密碼一欄內(nèi)輸入之前在系統(tǒng)導航中設(shè)置的密碼 ，然后單擊登陸按鈕進入系統(tǒng)主界面。
2）系統(tǒng)參數(shù)配置
參數(shù)分兩類，一是運行參數(shù)，二是軟件參數(shù)，每一個參數(shù)在系統(tǒng)中都起到一定的作用，不能設(shè)置錯誤更不可不設(shè)，單位名稱及單位LOGO都可以重新設(shè)置。
3）創(chuàng)建會議及添加：
進入創(chuàng)建會議后就是添加界面，填入會議主題，選中會議的開始和結(jié)束時間然后選擇會議室、會議模式和會議狀態(tài)，最后點擊【保存】按鈕。
4）會議管理及修改：
選中需要修改的會議，點擊【修改】按鈕進入修改界面，修改界面共有會議議題、將信息修改之后點擊【保存】按鈕。
5）會議人員及選擇人員 ：
會議人員：點擊【會議人員】按鈕進入會議人員界面，為參會人員分配角色，為人員分配座號，添加會議人員，刪除會議人員等操作；然后點擊人員列表下萬的【提交】按鈕。
6）人員管理及編輯參會人員：
選中需要修改的數(shù)據(jù)，點擊【編輯】按鈕進入人員信息修改界面，將需要修改的數(shù)據(jù)寫入之后點擊 【保存】 按鈕。
7）會議角色及修改：
選中需要修改的數(shù)據(jù)，點擊【修改】按鈕進入修改界面，修改完成點擊【保存】按鈕。
8）座號分配：
點擊列表上方的【座號分配】按鈕進入界面，將“參會人員”拖到中間“座位分配”區(qū)域內(nèi)，完成之后點擊【提交保存】按鈕；需要重新安排座次，點擊【全部重置】按鈕操作。
9）會議文檔：
點擊【上傳】按鈕，在彈出的對話框內(nèi)點擊【瀏覽】按鈕，選擇需要上傳的文件，然后點擊【上傳】按鈕。
10）會議投票及新增選舉：
進入“會議投票”界面點擊【新增選舉】按鈕，進入新增選舉界面，其中序號為大于0的整數(shù)，投票子項是為選舉添加選項，投票時間單位為分鐘，最后點擊【保存】按鈕。
4.3無紙化硬件組成
1）無紙化會議系統(tǒng)服務(wù)器
設(shè)備主要參數(shù)：
l 安裝：19”標準機柜4U高度或桌面放置。
l 屏幕：8.9＂。
l 處理器：Intel Xeon E3 3.3GHz 四核八線程。
l 系統(tǒng)：Linux。
l 內(nèi)存：8G DDR3。
l 硬盤：1TB SATA。
l 顯卡：2G獨立顯卡。
l 聲卡：集成Realtek ALC887 8聲道音效芯片。
l 分辨率：1024*600。
l 亮度：250cd/m2。
l 屏幕比例：17：10。
2）無紙化終端主機
設(shè)備主要參數(shù)：
l CPU： Intel I5。
l 內(nèi)存：4GB DDR3 RAM。
l 硬盤容量：128GB 固態(tài)硬盤。
l 網(wǎng)卡：千兆網(wǎng)絡(luò)接口。
l 操作系統(tǒng)：Windows10。
3）無紙化升降觸摸顯示終端
觸控無紙化智能升降器采用高清觸摸寬屏設(shè)計，完全符合會議現(xiàn)場人體坐姿舒適可視效果，高度嚴格按不遮擋視線角度設(shè)計，采用無縫、無背板連接，彰顯產(chǎn)品高端大氣；無紙化會議終端，完美實現(xiàn)交互式無紙化強大的會議功能。
設(shè)備主要參數(shù)：
l 顯示屏尺寸：15.6英寸
l 顯示比例：16:9
l 物理分辨率：1920×1080
l 顯示屏視角：IPS全視角
l 觸摸屏類型：電容屏，10點觸控
l 接口：1×HDMI、1×USB2.0
l 工作環(huán)境：環(huán)境溫度：5℃～40℃；相對濕度：≧75%
l 工作功耗：AC～220V/50Hz/30W
l 顏色：銀色或銀色
五、系統(tǒng)安裝調(diào)試與培訓及售后
5.1系統(tǒng)安裝調(diào)試
設(shè)備調(diào)試由本公司技術(shù)人員進行程序編寫和調(diào)試。
1. 貨物到達后，在本公司和買方人員監(jiān)督下，由買方人員清點貨物，并檢查貨物的外觀。
2. 設(shè)備調(diào)試所需的工具、儀表由本公司提供。
3. 本公司工程師在現(xiàn)場安裝其設(shè)備時，保證遵守甲方的規(guī)定以及有關(guān)的保密制度。線材及配件等均為預(yù)估，待工程結(jié)束后按實結(jié)算。
5.2系統(tǒng)培訓與售后服務(wù)
我司一貫非常重視為客戶提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)以支持我們客戶的成功。本公司愿為整套系統(tǒng)提供高質(zhì)量的維護服務(wù)，特作如下承諾：
1．系統(tǒng)設(shè)備的操作及日常維護工作，將由客戶的技術(shù)人員負責，本公司技術(shù)部將提供相應(yīng)的培訓及指導。
2．公司有儲存充足的零配件，能保證客戶不會因為缺乏零件而耽誤系統(tǒng)運行。特殊情況，可提供相近型號設(shè)備進行暫時替補使用。
